O especialista em segurança da informação Sérgio Kojima, da ServDigital, afirma que a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), com automatização de processos (BPM) , é um sistema bastante importante para as empresas, pois agiliza tarefas, reduz custos, engloba o processo como um tudo, permite efetiva gestão sobre a cadeia de valor, auxilia a tomada de decisão e é focado em facilitar e orquestrar os processos da organização.
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O BPM, como é conhecido, executa com ações amigáveis e configuradas, sempre focando nos dados da atividade em execução e mostrando o que o usuário precisa saber, sem exageros ou informações desnecessárias, com possibilidade de busca de informações previamente existentes nos sistemas legados e entregando de forma efetiva apenas o insumo necessário que o usuário precisa para fazer seu trabalho.
Além disso, os processos tornam-se mais rápidos porque a interação é simplificada e as tarefas são comunicadas por e-mail, dashboards e/ou smartphone.
Ainda conforme o especialista, o sistema permitir através da tecnologia atualmente existente no mercado que os usuários tenham mobilidade em seu dia a dia através do uso de smartphone para executar tarefas, colaborar sobre os ativos corporativos, preencher formulários, realizar aprovações, publicar e consultar documentos entre várias outras facilidades possam ser aplicadas no contexto de negócio de sentido de dar fluidez, agilidade e produtividade ao trabalho do dia a dia.
“Desse modo, os envolvidos têm diversos meios de acompanhar todas as etapas e têm conhecimento dos prazos e tempos gastos”, explica o especialista.
Outras características incluem:
▪ Desenhar o fluxo e integrar com formulários de negócios;
▪ Automação de processos de negócio que são gerados a partir de gatilhos de documentos;
▪ Regras de negócio são configuráveis, ou seja, alterar um formulário e/ou processo é fácil e rápido;
▪ Formulários dinâmicos são utilizados para personalizar as informações em cada etapa dos processos;
▪ Eliminação de redundância de dados;
▪ Dados sensíveis de campos em formulários podem ser anonimizados, criptografando-os nas opções, deixando-os desanonimizados para usuários ou grupos específicos. Esta opção se devidamente configurada, atenderá à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), Lei nº 13.709/2018.
▪ Ponto focal único, com integração de dados de diferentes sistemas de forma transparente para o usuário final, sem necessidade de múltiplos logins e senhas;
▪ As pessoas são comunicadas de suas tarefas e têm prazos para executá-las.
Para potencializar o seu sistema de gestão, a SERVDIGITAL juntamente com seus parceiros de tecnologia, oferece uma plataforma de soluções que integra a Gestão de Documentos (ECM), BPM (Workflow), Capture, Portal e Analytics, permitindo interação com funcionários, clientes, fornecedores e qualquer outra pessoa de forma simplificada e integrada.
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